Учреждение вправе хранить документы и регистры в электронном виде, а на печать их выводить только по запросу. Например при проверках. Электронные документы имеют приоритет над бумажной формой.

В бумажном варианте документы составляют, если нет возможности их формировать и хранить в электронном виде. А также если законодательно установлено требование составлять и хранить документы исключительно на бумажном носителе (п. 32 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности...»).

В разделах 1.1 и 1.2 отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) подотчетный сотрудник учреждения указывает виды и количество подтверждающих расходы документов. При этом в Методических указаниях № 52н не сказано о каких-либо особенностях представления подтверждающих документов. Поэтому билеты, чеки с QR‑кодом, маршрут-квитанции и так далее могут быть в электронном виде. В этом случае их необходимо добавить к отчету как вложение к документу.

Также документы могут быть оформлены в бумажном виде. К отчету их прилагают в виде скан-копий. В учетной политике предусматривают правила хранения бумажных подтверждающих документов и закрепляют обязанность подотчетного лица делать скан-копии представляемых документов.

Регистры налогового учета формируются на основании данных бухучета, оформленных первичными документами. Следовательно, правила, разработанные для формирования и хранения первичных документов, одинаково применимы для целей бухгалтерского и налогового учета.

Электронные подписи нужно только тем сотрудники, которые непосредственно будут составлять первичные документы, поименованные в приказах № 52н и 61н. Каждое учреждение определяет количество таких сотрудников исходя из его финансово-хозяйственной деятельности. 

Причем есть два вида подписей: простая и квалифицированная. Для каких документов применяется та или иная подпись, установлено в Методических указаниях № 52н и приказе № 61н. Для документов, создавать которые может любой сотрудник, например для авансового отчета, предусмотрена простая подпись, то есть нужна авторизация в системе ЭДО.

Заявку-обоснование (ф. 0504518) применяю, когда выдают авансы под отчет, чтобы закупить товары, работы или услуги малого объема с использованием единого агрегатора торговли. Считаем, что, если закупка производится иным способом, применять эту форму не нужно.

Да, можно. Это не будет нарушением. Усиленная квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам простой электронной подписи, но имеет дополнительную защиту. Информация в электронной форме, подписанная как квалифицированной, так и простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу с обычной подписью. Заверенную таким образом информацию можно применять в любых правоотношениях в соответствии с законодательством. Кроме того, пункт 2 статьи 10 Закона № 63-ФЗ запрещает участникам ЭДО ограничивать признание УКЭП.

Комиссия учреждения оформляет решение о признании объектов НФА (ф. 0510441), чтобы принять к учету имущество, которое купили, изготовили хозспособом, получили безвозмездно или в возмещение ущерба. Также решение составляют после реконструкции, модернизации и дооборудования объекта НФА.

Решение (ф. 0510441) обоснует принятие к бухгалтерскому учету объектов основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов, в отношении которых установлен срок эксплуатации.

Перечень материальных запасов, которые используются дольше 12 месяцев, есть в пункте 99 Инструкции № 157н. Это, например:

• специальная одежда и обувь, форменная одежда, вещевое имущество, одежда и обувь;
• постельное белье и постельные принадлежности;
• посуда.

Вы можете составить свой перечень исходя из того, какие материальные запасы учреждение использует в деятельности д

Ведомость по форме 0510837 используйте, чтобы начислять администрируемые доходы по каждому плательщику отдельно. Не применяйте ведомость:

• для межбюджетных трансфертов;
• арендной платы, в том числе финансовой аренды;
• платежей по гражданско-правовым договорам с отдельными этапами работ, услуг, долгосрочным договорам;
• иных доходов, которые поэтапно признаются в течение будущих периодов (периода действия договора) доходами текущего периода.

В табличной части в графе 1 указывайте идентификатор плательщика по каждому контрагенту. Графу 4 «УИН» заполняйте, только если информация о доходах размещается в ГИС ГМП. В графе 13 «Дата признания доходов бюджета» поставьте дату, когда признаете доход. Иногда ее установить невозможно, например, когда контрагент оспаривает предъявленные требования. В таком случае укажите в графе 13 значение

Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521), утвержденную приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н, с января 2023 года обязаны применять федеральные учреждения и госорганы, которые передали учет Федеральному казначейству. Перечень таких органов можно посмотреть в приложении 1 к Методическим рекомендациям, направленным письмом Минфина от 01.12.2021 № 02-07-07/98091. Напомним, что форму 0510521 Минфин ввел приказом от 28.06.2022 № 100н.

Остальные учреждения должны применять заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518), утвержденную приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Они также могут использовать новую форму заявки-обоснования (ф. 0510521), но только если закрепили это в учетной политике.

С 1 января 2023 года извещение по форме 0510432 обязаны оформлять в электронном виде все учреждения, в том числе бюджетные и автономные. Но этот бланк предназначен только для начисления и уточнения дохода в информационной системе, например «Электронный бюджет».

Таким образом, если вы используете в учете информационную систему, то для начисления доходов используйте извещение (ф. 0510432). В противном случае достаточно оформить бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

Списание имущества не относится к случаям, в которых инвентаризация обязательна. Если списываете основные средства не после ее проведения, а в рамках текущей деятельности, то оформите акт о списании. Решение о прекращении признания активами объектов НФА (ф. 0510440) в этом случае также оформлять не нужно.

При этом вы можете в положении об инвентаризации установить ее обязательность при обнаружении объекта нефинансовых активов, который утратил потребительские свойства в результате физического или морального износа. В этом случае достаточно провести не сплошную, а выборочную инвентаризацию. В разделе 11 решения о проведении инвентаризации по форме 0510439 укажите «Выборочная».

Система электронного документооборота в 1С позволяет экономить до 90% времени нашего университета в бухгалтерском учете. В отличие от бумажного документооборота система позволяет в режиме реального времени осуществлять процедуры создания, проверки и визирования документов, его архивирование и быстрый поиск содержащейся в нем информации. А так же быстрый способ доставки первичной документации и информации в них. Исключает потерю документов при доставке пакета первичных документов.

Анегденко Наталья Васильевна,
Заместитель начальника УПБиА
по ведению бухучета
ФГБОУ ВО «ИРНИТУ»

В Пермском крае с 2020 года функционирует единая система управления финансово-хозяйственной деятельностью всех организаций бюджетной сферы. Единая система использует сервисы внутреннего и внешнего электронного документооборота. Сервисы ЭДО нашей системы построены на принципе единого подхода и унификации построения шаблонов процессов электронных документов. Данный принцип позволяет минимизировать издержки при тиражировании и сопровождении участников электронного взаимодействия. Также принцип единообразия существенно сокращает период внедрения сервисов ЭДО в учреждения. Внедрение электронного документооборота в условиях технологической и функциональной централизации влечет сокращение бюджетных расходов в плановой перспективе на всех уровнях бюджета, за счет оптимизации бизнес-процессов учетных процедур, сокращения материальных расходов.

Жаров Вадим Станиславович,
Начальник отдела поддержки финансовых систем
ГБУ ПК «Центр информационного развития Пермского края»

Внедрение ЭДО позволило сократить расходы на приобретение расходных материалов для формирования первичных документов. Так же высвободилось около 15% рабочего времени для исполнения важных задач за счет экономии времени на звонки контрагентам для ускорения исполнения контрактов. Но самый значимый плюс - это упрощение поиска первичных учетных документов, так как они хранятся в базе данных и ответственный специалист может найти первичку за считанные минуты. Это важно при проведении сверки с контрагентами и исполнении запросов контролирующих органов.

Круглова Ольга Витальевна,
директор КГБОУ СУВУ «Уральское подворье»

При внедрении нового, всегда есть тревога. Про такую проблему как интернет, чиновники знают. Есть два разных подхода. В муниципалитетах, где его попросту нет, придется пока поработать на бумаге. Там, где интернет есть, но возникают сложности со скоростью, придется увеличить мощность сервера. Вспомните, не так давно вы стали сдавать налоговую отчетность электронно. Поначалу тоже был страх, что данные потеряются, пропадут. А теперь, многие не представляют, как это возить документы в ФНС на бумаге.

Электронная подпись - это аналог собственноручной подписи. Поэтому и хранить ее должны сотрудники самостоятельно, а не учреждение. Даже если носитель с подписью потеряется, ее можно восстановить.  Предварительно сообщив об утере в удостоверяющий центр. Он заблокирует ключ, чтобы им не смогли воспользоваться третьи лица.

Это беспокойство понятно. Однако, достаточно настроить в программе права пользователя и ничего критичного не случиться. Подотчетник, кладовщик и др. сотрудники будут видеть или редактировать только то, что будет для них доступно. Вам нужно сказать разработчикам, какой набор прав дать каждому из сотрудников: чтение, запись, добавление или изменение.